ビジネスメールで別件を切り出すスマートな方法とは？

ビジネスメールで、本題とは異なる話題をどのように切り出していますか？

適切な方法で伝えないと、相手に混乱を与えたり、重要な要件が埋もれてしまうことも。しかし、スマートに別件を伝えることで、円滑なコミュニケーションを取ることができます。

今回の記事では、ビジネスメールで別件をスムーズに切り出すための基本ルールや具体的なフレーズ、NG例を解説していきます。

効果的な伝え方を身につけ、相手に負担をかけないメール術を実践しましょう。

ビジネスメールで別件を切り出す重要性とは？
スムーズに別件を切り出すための基本ルール
ビジネスメールでの別件の伝え方と例文
メールで別件を切り出す際のNG例と注意点
さらにスマートに別件を伝えるコツ
まとめ

ビジネスメールで別件を切り出す重要性とは？

別件を適切に伝えないと起こる問題点

ビジネスメールでは、主題とは異なる別件をどのように伝えるかが重要です。適切に伝えないと、以下のような問題が発生する可能性があります。

相手が混乱する：本題と別件が混ざると、重要な情報が埋もれる可能性があります。
見落とされる：別件が明確でないと、相手が気づかずスルーすることがあります。
印象が悪くなる：急に話題を変えると、相手に「雑な対応をされた」と感じさせることもあります。
対応の優先順位を誤られる：本題と別件の優先度が伝わらず、相手の判断を誤らせることがあります。
返信が遅れる：複数の要件が混在していると、相手が対応を後回しにすることがあります。

相手に負担をかけないための基本マナー

別件を伝える際には、相手の負担を最小限に抑えることが大切です。そのための基本マナーとして以下の点を意識しましょう。

本題との関連性を明確にする
簡潔に伝える
相手の状況を考慮する（業務の忙しい時期を避けるなど）
敬意を忘れず、配慮した言い回しを選ぶ
複数の別件がある場合は整理して伝える

「ついでに…」はNG？ビジネスにおける別件の扱い方

「ついでに…」という表現はカジュアルすぎるため、ビジネスメールでは避けたほうが無難です。

代わりに、「別件ですが」「もう一点、ご相談したいことがあります」といった丁寧な表現を使いましょう。

また、伝える内容によっては、メールを分けた方が適切な場合もあります。

スムーズに別件を切り出すための基本ルール

本題と別件を明確に区別する重要性

メールでは、本題と別件を明確に区別することで、相手に伝わりやすくなります。以下の方法を活用しましょう。

改行を活用する
見出しをつける（例：「【別件】について」）
箇条書きを活用する
本題の要点を最初に伝え、別件を後にする
別件が重要ならば、件名に「＋追加のご相談」などと明記する
視覚的な強調を使う（太字や色付き文字）
段落ごとに適切な改行を入れ、見やすく整理する

メールの長さと読みやすさを意識する

長すぎるメールは相手の負担になります。簡潔な表現を心がけ、1メール内で伝える内容は多くても2件までに留めましょう。以下のポイントに注意してください。

1文を短くする
冗長な表現を避ける
要点をまとめて箇条書きにする
読みやすいフォーマットを意識する（例：改行や適切な段落分け）
適切なタイトルや小見出しをつけて区別する
長文になる場合は、要約を冒頭に記載する

相手の状況を考慮したタイミングの選び方

相手の業務スケジュールを考え、忙しい時間帯（朝一や終業間際）を避けるのがベストです。可能であれば、以下のような工夫をするとよいでしょう。

相手の業務が落ち着く時間帯に送る
緊急でない場合は、週末や休暇明けを避ける
事前に口頭やチャットで確認する
フォローアップのタイミングも考慮し、適切な時間に再確認する
時間指定メール送信機能を活用し、最適な時間帯に届くよう設定する

ビジネスメールでの別件の伝え方と例文

別件を本題の前後どちらに書くべきか？

本題の後に記載するのが一般的です。本題がスムーズに伝わった後で、別件を付け加えることで、相手にとっても理解しやすくなります。
急ぎの場合は最初に記載することもあります。その際は「まず本題から」と明示し、相手が混乱しないようにすることが大切です。
別件が重要度の高いものである場合、メールを分ける選択肢も検討しましょう。特に、取引先とのやり取りでは、異なる話題を1通にまとめすぎると、優先度が不明確になり対応が遅れる原因になります。

自然に別件を切り出すフレーズ例

「別件ですが、〇〇についてもご相談させていただけますでしょうか？」
「もう一点、確認させていただきたいことがございます。」
「最後に、もう一つお伝えしたいことがございます。」
「本件とは異なる件ですが、併せてお知らせいたします。」
「この機会に、関連する別件についてもご意見をいただけますでしょうか？」
「少し話題が変わりますが、もう一点ご確認をお願いいたします。」

ケース別：状況に応じた別件の伝え方

取引先へのお願いを含む場合

例文

件名：【ご依頼】プロジェクト進捗確認と追加のご相談

〇〇株式会社〇〇様

いつもお世話になっております。先日のプロジェクト進捗について、ご確認をお願いできますでしょうか。

また、別件ですが、次回の打ち合わせ日程についてもご相談できればと思います。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

社内で上司・同僚に伝える場合

例文

件名：会議資料の準備と追加の相談

〇〇部長

お疲れ様です。

明日の会議資料の準備についてですが、ご確認いただけますでしょうか。

また、別件ですが、先日ご相談したプロジェクトの進め方について、少しお時間をいただけますでしょうか。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

クライアントとの関係を考慮した場合

例文

件名：【確認のお願い】納品スケジュールと追加のご相談

〇〇株式会社〇〇様

いつもお世話になっております。

納品スケジュールについての確認をお願いできますでしょうか。

また、別件ですが、来月の打ち合わせについてもご相談できればと思っております。

お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

メールで別件を切り出す際のNG例と注意点

相手に「後回し」にされる別件の書き方

長すぎる文章
- 冗長な説明を避け、要点を明確にすることが重要です。
- 例えば、メールの中で複数の話題を詰め込みすぎると、別件が埋もれてしまいます。
重要な内容を曖昧にする
- 別件が単なる補足情報として扱われると、相手の優先度が下がり、対応が遅れる可能性があります。
- 明確な依頼や質問を含めることで、相手が対応しやすくなります。
結論がない
- 何を求めているのかが不明確な場合、相手がどう対応すればよいか判断できません。
- 「○○について、ご意見をいただけますか？」など、具体的なアクションを提示することが大切です。
要件が複雑すぎる
- 一度のメールで多くの内容を伝えすぎると、相手が混乱してしまう可能性があります。
- できるだけシンプルにし、必要ならば複数のメールに分けることを検討しましょう。

誤解を招く「曖昧な伝え方」とその改善策

NG例：「ついでに、〇〇の件もご確認いただけますか？」
- 「ついでに」という表現は、重要度が低い印象を与える可能性があります。
- また、「ご確認いただけますか？」だけでは、何を求めているのかが曖昧です。
改善例：「〇〇についても、ご意見をいただけますでしょうか？」
- 「ご意見をいただけますでしょうか？」とすることで、具体的なアクションを促しています。
- より丁寧でビジネスライクな表現になり、相手に配慮した印象を与えます。

返信しづらいメールにならないためのポイント

具体的な質問をする
- 「〇〇について、どのように進めるのがよいか、ご意見をお聞かせください。」
- 「次回のミーティングでこの件を議題にするべきでしょうか？」
期限を明記する
- 「〇月〇日までにご返信いただけると助かります。」
- 「お忙しいところ恐縮ですが、〇日までにご確認をお願いできますでしょうか？」
簡潔にまとめる
- 要点を明確にし、1メールで伝える内容は2～3件までに抑える。
- 長くなる場合は、箇条書きを活用して見やすくする。
「お忙しいところ恐縮ですが」といった配慮を示す
- いきなり要件を伝えるのではなく、相手への配慮を示すことで、受け取り手の印象が良くなります。
- 「お手数をおかけしますが」「ご多忙のところ恐れ入りますが」などのフレーズを活用する。

さらにスマートに別件を伝えるコツ

件名に「別件」を含めるべきか？効果的な件名の作り方

件名に「別件」を含めるかどうかは、相手の注意を引くうえで大切なポイントです。必要に応じて、適切な表現を選びましょう。

別件が重要な場合：「【至急】〇〇についてのご確認＋追加のご相談」
軽めの追加事項の場合：「【ご確認】〇〇の件と併せてのお願い」
フォーマルな表現：「【お知らせ】プロジェクト進捗と追加の確認」
相手の興味を引く表現：「【重要】〇〇について＋新たなご提案」

返信を促すための一言を添えるテクニック

相手が返信しやすいように、文末にちょっとした一言を添えるだけで、レスポンス率が向上します。

「お手数ですが、ご返信いただけますと幸いです。」
「〇〇日までにご確認いただけますと助かります。」
「ご多忙のところ恐縮ですが、お時間のある際にご一読いただけますでしょうか？」
「可能であれば、ご意見をいただけますと嬉しく思います。」
「返信をお待ちしておりますので、ご都合のよろしい際にお知らせください。」

ビジネスチャットや電話と組み合わせる方法

メールだけでなく、他のコミュニケーション手段を活用することで、より円滑に別件を伝えられます。

緊急の場合は電話を活用
- 重要な案件や即時対応が必要な内容は、メールではなく直接電話で伝えるほうが効果的です。
- 電話後にフォローアップメールを送ると、記録として残すことができるため、より確実に伝わります。
軽い確認事項はチャットで補完
- SlackやTeams、LINE WORKSなどのビジネスチャットを活用すると、簡単な別件をスピーディーに伝えられます。
- 例えば、「先ほどのメールについて、〇〇の件も併せてご確認いただけますか？」と一言添えるだけで、スムーズなやり取りが可能になります。
- 確認が必要な内容であれば、チャット後に「詳細はメールをご覧ください」と促すのも効果的です。
ビデオ会議で補足説明を行う
- 文章だけでは伝えにくい別件は、オンライン会議で直接説明すると、相手に正しく理解してもらいやすくなります。
- 「本件については、次回のミーティングで詳しくお話しできればと思います」と伝えることで、無駄な往復メールを減らせます。