ホテルを予約する際、到着予定時刻をホテル側に伝えることがあります。
しかし、仕事が長引いたり交通渋滞に巻き込まれたりして、予定時間に間に合わないこともありますよね。
このような場合、ホテルには「最終チェックイン時刻」や「遅れを伝える適切なタイミング」をあらかじめ確認しておくことが大切です。
この記事では、チェックインに間に合わない時に取るべき適切な対応とマナーについて詳しく説明します。
ホテルのチェックインに間に合わない！
ホテル予約をするとき、通常はチェックインの予定時間を尋ねられます。
しかし、予期せぬ事態が発生し、その時間に間に合わないこともありますよね。
このような時、どのように対応すればよいのでしょうか？
多くのホテルでは午後3時からチェックインが可能ですが、通常は夜の11時や12時までがチェックインの締め切り時間です。
これはホテルによって異なるため、小さな遅れであれば対応してもらえることが多いです。
しかし、大きく遅れるとキャンセルになってしまうこともあるため、予約時にチェックイン時間に関するルールをきちんと確認しておくと安心ですね。
また、門限が設定されているホテルの場合、定刻をオーバーすると入館が不可能になるケースもあるので、事前にホテルに確認することをおすすめします。
チェックインが遅れたときの連絡方法とタイミング
ホテルに遅れる場合、いつ連絡すれば良いのでしょうか？
ホテルの方針はさまざまですが、遅れが予想されるとわかった時点で速やかに連絡するのが一般的です。
たとえば、会議が長引くなどで連絡が遅れた場合も、連絡できるようになり次第、直ちにホテルへ知らせることが重要です。
特に食事や時間限定のサービスを利用予定の場合は、迅速な連絡が求められますね。
ただし、30分以内の遅れならば、24時間営業のホテルや事前に料金を支払っている場合は連絡する必要がないこともあります。
一方で、1時間以上の遅れや食事を含む予約の場合は、少しの遅れでも食事の準備に影響が出ることがあるので気をつけたいところです。
遅れが予想される場合は、早めにホテルへ情報を伝えることで、スタッフがスムーズに対応し、適切な準備を行えるようになります。
最終チェックイン時間を超えそうな場合
多くのホテルはチェックイン可能な最後の時刻を設定しており、その時間を過ぎると予約がキャンセルされる可能性があります。
都市部のホテルでは、一般的に夜23時や24時が最終チェックイン時刻とされていますが、24時間いつでもチェックインできると誤解している方も多いです。
予定より遅れそうな時は、事前にホテルへ連絡して、対応可能なオプションを確認することが大切ですね。
チェックインの遅延と連絡忘れが引き起こすトラブル
チェックインの時間に間に合わない可能性がある場合、その情報をホテルに伝えずにいるとどうなるでしょうか？
事前に発生しうる問題を理解しておくことで、連絡が必要かどうかの判断がしやすくなります。
ホテルからの確認連絡がある場合
チェックインの予定時刻に間に合わないと見込まれる場合、ホテル側から確認の電話が来るケースがあります。
これは、予約の日付を間違えている、予約の存在を忘れているなど、客の勘違いが原因で予約がキャンセルされる可能性があるためです。
ホテルとしては、ゲストが予定通りに宿泊する意向があるかどうかを確かめたいわけですね。
無断でキャンセルされてしまうと、当たり前ですがホテル側は金銭的に損をすることになります。
余計な心配を与えてしまうので、遅れそうな場合は、その旨と宿泊する意志をホテルに早めに連絡することをおすすめします。
キャンセル扱いになるリスク
チェックインの予定時刻を過ぎて、さらにはホテルへの伝達がないと、予約そのものがキャンセルになってしまう恐れがあります。
ホテルによりますが、指定された時間を過ぎると自動的に予約をキャンセルする方針を持っている場合がありますので、予約する際はそのような規定を確認することが必要です。
特に、夕食が含まれるプランの場合は、食事の準備に合わせて調整が必要となるため、遅れが予測される場合はレストランとの連携も必要になります。
大幅に遅れると夕食を提供できなくなる可能性があるため、時間の管理には特に注意が必要です。
フロントの不在リスク
チェックインが大幅に遅れると、フロントのスタッフが不在になり、チェックインそのものができなくなることがあります。
特に夜間はスタッフが限られており、フロントに誰もいない時間が生じることがあるんですね。
これにより、鍵の受け取りができず、長時間待たされることも考えられます。
また、防犯の観点から、夜遅くには入口を施錠するホテルもあるんですね。
これを避けるためには、予定外の遅延が発生した場合は、事前にホテルに連絡を入れることが重要です。
チェックインが遅れる場合のホテルへの連絡方法
チェックイン時刻に遅れそうな時、ホテルへの事前の連絡が非常に重要です。
電話で「予約名」、「元のチェックイン時刻」、「予想される遅延時間」を明確に伝えることが大切ですね。
もし具体的な到着時刻がわかっているなら、その時間を伝えれば、ホテル側は宿泊の意向を確認し、部屋を確保することができます。
到着がさらに遅れる可能性がある場合は、状況の変化ごとに連絡を更新することが望ましいです。
このように事前に情報を共有しておくと、深夜でもチェックインの手続きがスムーズに進むことが期待できます。
予定より早くホテルに到着したときの対応
予定より早く仕事が終わることや、交通が思ったよりスムーズだった場合、ホテルに早く到着することがあります。
もし予約時間より早く着いた場合はどのように対応すればよいでしょうか？
通常、ホテルの公式チェックイン時間前には前の客のチェックアウト後に部屋の清掃が行われます。
そのため、チェックイン時間より早く到着しても、部屋や公共エリアがまだ清掃中のことがあります。
この場合、フロントに早く到着したことを伝え、チェックインの手続きが可能か確認することが必要です。
すぐにチェックインできない場合は、荷物を預けて周辺を散策するのも良いでしょう。
また、多くのホテルでは追加料金でアーリーチェックインのオプションを提供していることがあります。
レイトチェックアウトが有料であるのと同様に、アーリーチェックインも料金がかかることがあるので、事前に確認しておくと良いでしょう。
チェックインの際の重要ポイントまとめ
30分以内の遅延であれば通常、ホテルに連絡しなくても大丈夫ですが、1時間以上の遅れや食事を含むプランの場合は、事前に連絡が必要です。
連絡を怠ると、予約がキャンセルされる可能性がありますので、遅れが予想される場合は必ずホテルへ情報を提供しましょう。
予定時刻よりも早めに到着した場合、規定のチェックイン時間内であれば、基本的には部屋に入ることができますが、部屋の清掃などが終わっていない可能性もあるため、到着時にフロントで状況を確認することが大切です。
多くのホテルでは、チェックインの開始時刻は午後3時からとされていますが、チェックインの終了時刻や最終チェックイン時刻には制限が設けられていることもあります。
特に閉館時間が設定されている場合は、その時間を過ぎるとホテルに入れなくなる場合があるため、気をつけておきましょう。
24時間対応しているホテルや特定の制約がある場合でも、事前に連絡を入れておくことで、柔軟に対応してもらえることが多いですね。
